Timesheet (hoja de Ocupación) es una herramienta corporativa interna cuya función consiste en la comunicación por parte del empleado a la empresa de cuál ha sido su dedicación a lo largo de cada mes.
Para ello cada proyecto tiene asignado un código diferente dependiendo del cliente al que pertenezca. Existen dos tipos de códigos: corporativos (I “Interno” y A “Ausencias”) y relativos a clientes (numéricos).
Por tanto, todos los empleados quincenalmente deberán comunicar a la empresa a través de esta herramienta a qué proyectos han estado dedicando su actividad. Gracias a esta información, el departamento de Control de Gestión realiza el control económico de la compañía.
La herramienta consiste en una aplicación situada en Occupation (babel.es)
La aplicación se compone de un calendario mensual, en el que se divide cada día por medias jornadas (mañana y tarde).
Cada quincena el empleado deberá confirmar o corregir la previsión de ocupación Timesheet en cada una de las jornadas.
Una vez realizada esta comprobación, deberá guardar los cambios, para que, de esta manera, Control de Gestión pueda verificar los datos introducidos.
El último día de cada mes, se cerrará la ocupación para ese mes, siendo responsabilidad de cada empleado haber introducido en el sistema la información correcta en el momento del cierre.
Los empleados no podrán realizar modificaciones en la ocupación de meses cerrados.
Si el empleado va a disfrutar de vacaciones, antes de hacerlo, debe entrar a su hoja de ocupación y rellenarla hasta el día en que vuelva de vacaciones, ya que una vez cerrada la ocupación de cada mes, no se podrán realizar cambios relacionados con “vacaciones”.
Nota importante: para acceder a la herramienta de ocupación, Timesheet, debes estar conectado a la VPN.